Пять причин снять склад для хранения архивов
Если уж быть честными, то причина всего одна – экономия. Но она может касаться различных аспектов, и их не менее пяти. Давайте разберемся, в каких случаях Кладовкин поможет сберечь бюджет предприятия.
№1. Экономия на площади арендуемого офиса
Вы можете отказаться от освободившегося пространства, которое раньше занимали бумаги, снять менее дорогой офис и каждый месяц платить меньше. Согласитесь, цена аренды квадратного метра бокса НАМНОГО ниже стоимости 1 м2 в офисном центре.
№2. Экономия на рациональном использовании места
Другой вариант – не переезжать, а рационально использовать то пространство, что раньше занимали шкафы с архивом. Свободная площадь может и должна приносить прибыль. Одни размещают здесь зону приема клиентов, другие - дополнительные рабочие места для менеджеров прямых продаж. Вариантов масса, нужно лишь подойти к вопросу креативно.
№3. Экономия на судебных исках
Закон N125-ФЗ предписывает хранить определенную документацию. Кроме него, еще три перечня регламентируют список бумаг, подлежащих обязательной архивации. Срок, в течение которого организация должна держать их у себя, составляет от 1 года (минимум) до 75 лет (максимум). Причем не стоит думать, что последнее – это большая редкость.
ЕСЛИ, НАПРИМЕР, СВЕДЕНИЯ О СТАЖЕ СОТРУДНИКА НА ПРОИЗВОДСТВЕ С ОСОБЫМИ УСЛОВИЯМИ АКТУАЛЬНЫ ЛИШЬ ДЛЯ НЕКОТОРЫХ КОМПАНИЙ, ТО ЛИЧНЫЕ ДЕЛА В ТЕЧЕНИЕ ЭТОГО ПЕРИОДА ОБЯЗАНЫ ХРАНИТЬ ВСЕ.
№4. Экономия на штрафах из контролирующих ведомств
Тут есть как минимум два аспекта.
Во-первых, в любой момент может случиться налоговая, аудиторская или иная проверка. Инспектор вправе запросить информацию об уплате налогов, проверить фискальные чеки, отчисления в страховые фонды и др. Соответственно, если вы не хотите штрафов, все это должно быть в сохранности. Камера хранения поможет в этом.
Во-вторых, по правилам пожарной безопасности любая комната, где размещен архив, имеет высокую степень пожароопасности. А значит, во время плановой или неплановой проверки пожарников к ней будут предъявлены ужесточенные требования. Нужны двери, имеющие определенный класс пожаростойкости и подтверждающий сертификат к ним, автоматы для отключения электропитания должны быть вынесены из помещения и размещены на стене из негорючих материалов. И это только начало.
БУДЕТ ЛИ ЭКОНОМИЧЕСКИ ВЫГОДНО ДЛЯ ВАШЕЙ КОМПАНИИ СОЗДАВАТЬ ВСЕ ЭТИ УСЛОВИЯ? СОМНИТЕЛЬНО. БЫСТРЕЕ, УДОБНЕЕ, ПРОЩЕ И ДЕШЕВЛЕ АРЕНДОВАТЬ БОКС, ГДЕ ОБО ВСЕМ ЭТОМ ПОЗАБОТИМСЯ МЫ.
№ 5. Экономия времени поиска документов
Большой архив – большая головная боль по поводу систематизации материалов. Сняв недорогой бокс со стеллажами, можно, наконец, расставить все по своим местам, промаркировать и легко ориентироваться в документах. Так, по запросу ряда ведомств компания обязана дать ответ в срок от 3 до 7 дней. Найти документы, чтобы отчитаться по ним, не составит труда и займет пару минут.
Доступ к арендуемой камере круглосуточный, предварительных звонков охране не нужно. Вы решите вопрос так скоро, как это потребуется. К тому же допуск к важной документации будут иметь только те сотрудники, которым вы доверяете, тогда как в офисе при желании их может просмотреть каждый.
Какой же вывод напрашивается из сказанного? Только на первый взгляд кажется, что арендовать бокс под хранение архивов – это затраты. Часто это, напротив, способ их избежать, и вы в этом только что убедились. Сделать расчет экономии для вашего предприятия помогут наши консультанты. Звоните прямо сейчас, и уже завтра вы сможете сократить свои расходы.
Остались вопросы?
Как арендовать кладовку?
Чтобы арендовать кладовку, зарегистрируйтесь на сайте или в приложении Кладовкин, выберите тариф и оплатите услугу. Если нужна помощь, позвоните в службу заботы о клиентах: специалист подберет к ладовку и настроит личный кабинет. Также вы можете приехать в офис Кладовкин лично.
Важно: арендовать кладовку можно как через сайт, так и в приложении, но управлять ей — только в приложении.
Можно посмотреть кладовку перед арендой?
Да. Вы можете лично посмотреть, как все устроено на складах Кладовкин и в каждой конкретной кладовке. Для этого оформите гостевой визит:
-
Пройдите регистрацию и верификацию в приложении Кладовкин.
-
Выберите склад. На странице склада выберите опцию «Гостевой доступ» и выберите кладовку (Важно: литерой «а» помечены антресольные боксы).
-
Готово! Посетить кладовку вы можете в течение 24 часов с оформления гостевого доступа.
Если кладовка на складе с доступом по пин-коду, на телефон придет СМС с одноразовым кодом доступа на склад.
Если кладовка на складе с bluetooth-доступом, выбранная кладовка отобразится в личном кабинете в приложении. Нажмите «Открыть бокс». Важно: для правильной работы приложения на телефоне должны быть включены Bluetooth и геолокация (для Android).
Как понять, какого размера кладовую выбрать?
Подробнее о размерах кладовок читайте в статье.
Какие условия поддерживаются на складах?
Тепло и сухо. Климат-контроль поддерживает влажность 50–60% и температуру выше 17 градусов. На складах не бывает скачков температуры и не образуется конденсат.
Чисто. В кладовых установлена современная система вентиляции и дважды в неделю проводится влажная уборка, поэтому нет пыли и посторонних запахов.
Без вредителей. На складе запрещено хранить продукты, поэтому насекомых и грызунов нет. Для профилактики ежемесячно проводятся дезинсекция и дератизация.
Ваши вещи будут храниться в таких же условиях, как дома.
Какие меры безопасности установлены?
Автоматизированный доступ. Попасть на склад и в личную кладовку можно только по пин-коду или через bluetooth-доступ в приложении. Посторонний человек зайти не сможет.
Видеонаблюдение и охрана. Снаружи и внутри складов круглосуточно ведется видеонаблюдение. Служба заботы о клиентах работает 24/7 и сразу проверяет нестандартные ситуации.
Что нельзя хранить в кладовке?
Мы не принимаем на хранение имущество, которое ограничено по законодательству РФ или создает неудобства для других арендаторов. Нельзя хранить:
-
оружие, боеприпасы, взрывчатые вещества;
-
химически агрессивные, ядовитые и радиоактивные вещества;
-
наркотические и психотропные вещества;
-
огнеопасные вещества;
-
штаммы бактерий и вирусов;
-
лекарственные препараты;
-
материалы, источающие дым и запах;
-
деньги и ценные бумаги;
-
продукты питания;
-
растения и их семена;
-
животных;
-
технику с горюче-смазочными жидкостями (мотоциклы, скутеры).
Оформляя договор аренды, вы соглашаетесь с этими условиями и берете полную ответственность за содержимое кладовки.
На какой срок можно арендовать кладовку?
На любой срок от 1 месяца.
Договор заключается на срок до 11 месяцев и автоматически продляется, если вы его не расторгли.
Какими способами можно оплатить аренду Кладовкин?
Банковской картой на сайте или в приложении Кладовкин. Карту можно привязать к личному кабинету и настроить автоматический платеж.
По реквизитам в отделении любого банка или онлайн.
Наличными и картой в офисе Кладовкин (только для оплаты кладовки на том же складе, где расположен офис).
Можно ли поменять кладовку, если она не подошла?
Да. Если нужна кладовка большего или меньшего размера, на другом складе или по другой цене, позвоните в круглосуточную службу заботы Кладовкин. Специалисты обновят или переоформят договор аренды.
Могу ли я дать близким или курьерам доступ к кладовке?
Да. Вы можете пользоваться кладовкой вместе с другими людьми.
Если кладовка на складе с доступом по пин-коду, просто сообщите код другому человеку. При желании, вы сможете поменять пин-код на новый.
Если кладовка на складе с bluetooth-доступом, зайдите в раздел «Совместный доступ» в мобильном приложении Кладовкин, укажите имя и телефон доверенного лица. После этого второму человеку нужно авторизоваться в приложении по своему номеру телефона — доступ отобразится автоматически.
Ищете, где хранить вещи?
Оставьте заявку, и наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время