Хранение документов организации: сроки, виды, особенности

Хранение документов в организации: виды и особенности

Хранение документов в организации: виды и особенности

Закон предписывает каждому предприятию раз в год проводить экспертизу документации собственными силами. Для этого специально формируется экспертная комиссия (чаще всего в нее входят представители кадровой службы, бухгалтерии и начальники всех отделов). Они проводят полистный анализ бумаг и на основании законов сортируют документы: одни подвергают уничтожению, другие отправляют в государственный архив субъекта РФ, третьи оставляют у себя. К сожалению, в современном мире эта последняя категория оказывается весьма многочисленной. А потому встает вопрос: где хранить такой объем бумаг? Будем искать ответ на него.

Сроки хранения документов

Они определяются не только потребностью предприятия в сохранении данной документации, но и требованиями законодательства. В частности ориентироваться следует на:

  • Налоговый Кодекс.
  • № 402-ФЗ.
  • № 125-ФЗ.
  • Приказ Минкультуры №№ 558 и 1182.
  • Постановление ФКЦБ России №03-33/пс.

Отсчет срока хранения документа начинается с даты окончания его действия. Если квартальная бухгалтерская отчетность сдана за 2018 год, то пятилетняя давность документа исчисляется с 1 января 2019 года.

Для каждого типа документации установлены свои временные рамки. Приведем несколько примеров.

Срок храненияВиды документов
1 годГрафики отпусков
Журналы учета рабочего времени
Анкеты соискателей, не принятых на работу
3 годаВыговоры, благодарности и другие записи о трудовой дисциплине
Выговоры, благодарности и другие записи о трудовой дисциплине
5 летАкты выполненных работ
Договоры
Ведомости, подтверждающие выплату заработной платы, премий и др.
Квартальные налоговые отчеты
ПостоянноГодовые отчеты в ФСС и годовая бухгалтерская отчетность
Годовые расходные сметы
Карточки учета ценных бумаг

Безусловно, есть документы, которые закон требует сохранять 4, 6, 50, 75 лет и т. д. Полный список лежит даже не в одной, а в нескольких отраслях: бухгалтерия, кадровое делопроизводство, противопожарная безопасность и прочие.

Основные виды хранения

Если речь идет о сохранности бумаг внутри компании, то различают активное хранение, когда документы находятся в непосредственном доступе специалистов, которым могут понадобиться. Обычно они актуальны в течение 1 года.

А также пассивное – когда они убираются в зону, где не мешают ежедневному документообороту, но куда есть беспрепятственный доступ.

Третий вид хранения – архивное, когда дела сдаются в архив предприятия на 5, 10, 50 и 75 лет. Идеальным вариантом для этого и предыдущего типа выступает индивидуальный бокс в Кладовкине.

При ликвидации фирмы весь документооборот передается в Росархив, в его негосударственную часть.

По другой классификации различают также 3 вида хранения бумаг.

  • Временный.
  • Долгосрочный.
  • Постоянный.

К первой категории относят документы, сохраняющиеся до 10 лет, ко второй более десятилетия. Третья вообще не подлежит изъятию. В частности это коллективные договоры и личные дела директоров.

Учитывая объем документооборота у предприятий малого и среднего бизнеса, а также сроки, которые по закону обязана выжидать организация, через несколько лет у нее образуется такой архив, что приходится выделять отдельные комнаты.

Если в собственности компании находится вместительное здание с запасом площади, это некритично. Иная ситуация бывает, когда офисы арендуются, и организация испытывает дефицит места. В этом случае создать архив на складе индивидуального хранения – оптимальное решение, которое поможет сберечь деньги. Найм складских помещений обходится дешевле офисной площади. К тому же здесь можно без проблем разместить любую систему архивного хранения, чтобы нужный документ мог быть найден за считанные минуты.

Это поможет быстро подготовиться к разного рода проверкам: налоговой, аудиторской, трудовой инспекции и др.

Остались вопросы?

Как устроены склады индивидуального хранения Кладовкин?
Каждый склад сети Кладовкин – это отапливаемое и сухое помещение, оборудованное боксами различных размеров, которые вы можете арендовать для хранения вещей на любой срок от 1 месяца.
Какие условия хранения поддерживаются в складах Кладовкин?
Во всех филиалах Кладовкин регулярно проводится уборка помещений, а также поддерживается постоянная температура и уровень влажности.
Что такое антресольный бокс?
Боксы антресольного типа представляют собой ячейки, расположенные выше уровня пола, как правило, на высоте около 2 метров. Доступ к таким боксам осуществляется с помощью передвижных лестниц-платформ, которые доступны всем арендаторам.
В какое время можно попасть на склад и воспользоваться арендованным боксом?
Мы стремимся сделать процесс использования боксов максимально комфортным, поэтому все филиалы Кладовкин, кроме склада Румянцево, работают круглосуточно и без выходных. Пользуйтесь боксом в любое время как своей личной кладовкой, привозите и забирайте вещи тогда, когда вам удобно.
Могу ли я посмотреть бокс перед заключением договора аренды?
Вы можете приехать и посмотреть лично, как всё устроено на складах Кладовкин и в каждом конкретном боксе. Для этого вам нужно оформить гостевой визит, заполнив форму на странице интересующего вас бокса. После заполнения контактных данных вам на телефон придет СМС с одноразовым кодом доступа в складской комплекс, которым вы сможете воспользоваться в течение 7 дней после получения.
Какой минимальный и максимальный срок аренды бокса?
Вы можете арендовать бокс на любой срок от 1 месяца.
Договор аренды заключается на срок до 11 месяцев с последующим автоматическим продлением до того момента, пока вы не захотите его расторгнуть.
Нужно заключать договор аренды заранее или же можно сделать это в день привоза вещей?
Заключать договор предварительно совсем не обязательно. Вы можете оформить договор онлайн в любое время суток или по приезде на склад с администратором непосредственно в день начала пользования складским помещением.
Срочно нужно увеличить площадь. Как быть?
Если по каким-либо причинам вам нужен бокс большего или меньшего размера, на другом складе или по другой цене, вы всегда можете обратиться с вопросом в Круглосуточную службу заботы о клиентах Кладовкин. Наши специалисты помогут подобрать подходящий бокс и переоформят договор аренды.

Ищете где хранить веши?

Оставьте заявку и наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время
Нажимая «Отправить запрос», вы подтверждаете свое согласие на обработку и хранение ваших персональных данных в соответствии с политикой обработки персональных данных