Хранение документов в организации: виды и особенности

Хранение документов в организации

Закон предписывает каждому предприятию раз в год проводить экспертизу документации собственными силами. Для этого специально формируется экспертная комиссия (чаще всего в нее входят представители кадровой службы, бухгалтерии и начальники всех отделов). Они проводят полистный анализ бумаг и на основании законов сортируют документы: одни подвергают уничтожению, другие отправляют в государственный архив субъекта РФ, третьи оставляют у себя. К сожалению, в современном мире эта последняя категория оказывается весьма многочисленной. А потому встает вопрос: где хранить такой объем бумаг? Будем искать ответ на него.

Сроки хранения документов

Они определяются не только потребностью предприятия в сохранении данной документации, но и требованиями законодательства. В частности ориентироваться следует на:

  • Налоговый Кодекс.
  • № 402-ФЗ.
  • № 125-ФЗ.
  • Приказ Минкультуры №№ 558 и 1182.  
  • Постановление ФКЦБ России №03-33/пс.

Отсчет срока хранения документа начинается с даты окончания его действия. Если квартальная бухгалтерская отчетность сдана за 2018 год, то пятилетняя давность документа исчисляется с 1 января 2019 года.

Для каждого типа документации установлены свои временные рамки. Приведем несколько примеров.

Срок хранения Виды документов
1 год Графики отпусков
Журналы учета рабочего времени
Анкеты соискателей, не принятых на работу
3 года Выговоры, благодарности и другие записи о трудовой дисциплине
Выговоры, благодарности и другие записи о трудовой дисциплине
5 лет Акты выполненных работ
ВДоговоры
Ведомости, подтверждающие выплату заработной платы, премий и др.
Квартальные налоговые отчеты
Постоянно Годовые отчеты в ФСС и годовая бухгалтерская отчетность
Годовые расходные сметы
Карточки учета ценных бумаг

Безусловно, есть документы, которые закон требует сохранять 4, 6, 50, 75 лет и т. д. Полный список лежит даже не в одной, а в нескольких отраслях: бухгалтерия, кадровое делопроизводство, противопожарная безопасность и прочие.

Основные виды хранения

Если речь идет о сохранности бумаг внутри компании, то различают активное хранение, когда документы находятся в непосредственном доступе специалистов, которым могут понадобиться. Обычно они актуальны в течение 1 года.

А также пассивное – когда они убираются в зону, где не мешают ежедневному документообороту, но куда есть беспрепятственный доступ.

Третий вид хранения – архивное, когда дела сдаются в архив предприятия на 5, 10, 50 и 75 лет. Идеальным вариантом для этого и предыдущего типа выступает индивидуальный бокс в Кладовкине.

При ликвидации фирмы весь документооборот передается в Росархив, в его негосударственную часть. 

По другой классификации различают также 3 вида хранения бумаг.

  • Временный.
  • Долгосрочный.
  • Постоянный.

К первой категории относят документы, сохраняющиеся до 10 лет, ко второй более десятилетия. Третья вообще не подлежит изъятию. В частности это коллективные договоры и личные дела директоров.

Учитывая объем документооборота у предприятий малого и среднего бизнеса, а также сроки, которые по закону обязана выжидать организация, через несколько лет у нее образуется такой архив, что приходится выделять отдельные комнаты.

Если в собственности компании находится вместительное здание с запасом площади, это некритично. Иная ситуация бывает, когда офисы арендуются, и организация испытывает дефицит места. В этом случае создать архив на складе индивидуального хранения – оптимальное решение, которое поможет сберечь деньги. Найм складских помещений обходится дешевле офисной площади. К тому же здесь можно без проблем разместить любую систему архивного хранения, чтобы нужный документ мог быть найден за считанные минуты.

Это поможет быстро подготовиться к разного рода проверкам: налоговой, аудиторской, трудовой инспекции и др.

Не готовы избавиться от лишнего? Тогда просто отложите это на время!
Мы предоставим Вам европейский уровень сервиса, низкие цены и отличные условия аренды для хранения вещей в Москве.

ФИО
Телефон *
Это поле обязательно для заполнения