Пять основных причин снять склад для хранения архивов

Пять причин снять склад для хранения архивов

Пять причин снять склад для хранения архивов

Если уж быть честными, то причина всего одна – экономия. Но она может касаться различных аспектов, и их не менее пяти. Давайте разберемся, в каких случаях Кладовкин поможет сберечь бюджет предприятия.

№1. Экономия на площади арендуемого офиса

Вы можете отказаться от освободившегося пространства, которое раньше занимали бумаги, снять менее дорогой офис и каждый месяц платить меньше. Согласитесь, цена аренды квадратного метра бокса НАМНОГО ниже стоимости 1 м2 в офисном центре.

№2. Экономия на рациональном использовании места

Другой вариант – не переезжать, а рационально использовать то пространство, что раньше занимали шкафы с архивом. Свободная площадь может и должна приносить прибыль. Одни размещают здесь зону приема клиентов, другие - дополнительные рабочие места для менеджеров прямых продаж. Вариантов масса, нужно лишь подойти к вопросу креативно.

№3. Экономия на судебных исках

Закон N125-ФЗ предписывает хранить определенную документацию. Кроме него, еще три перечня регламентируют список бумаг, подлежащих обязательной архивации. Срок, в течение которого организация должна держать их у себя, составляет от 1 года (минимум) до 75 лет (максимум). Причем не стоит думать, что последнее – это большая редкость.

ЕСЛИ, НАПРИМЕР, СВЕДЕНИЯ О СТАЖЕ СОТРУДНИКА НА ПРОИЗВОДСТВЕ С ОСОБЫМИ УСЛОВИЯМИ АКТУАЛЬНЫ ЛИШЬ ДЛЯ НЕКОТОРЫХ КОМПАНИЙ, ТО ЛИЧНЫЕ ДЕЛА В ТЕЧЕНИЕ ЭТОГО ПЕРИОДА ОБЯЗАНЫ ХРАНИТЬ ВСЕ.

№4. Экономия на штрафах из контролирующих ведомств

Тут есть как минимум два аспекта.

Во-первых, в любой момент может случиться налоговая, аудиторская или иная проверка. Инспектор вправе запросить информацию об уплате налогов, проверить фискальные чеки, отчисления в страховые фонды и др. Соответственно, если вы не хотите штрафов, все это должно быть в сохранности. Камера хранения поможет в этом.

Во-вторых, по правилам пожарной безопасности любая комната, где размещен архив, имеет высокую степень пожароопасности. А значит, во время плановой или неплановой проверки пожарников к ней будут предъявлены ужесточенные требования. Нужны двери, имеющие определенный класс пожаростойкости и подтверждающий сертификат к ним, автоматы для отключения электропитания должны быть вынесены из помещения и размещены на стене из негорючих материалов. И это только начало.

БУДЕТ ЛИ ЭКОНОМИЧЕСКИ ВЫГОДНО ДЛЯ ВАШЕЙ КОМПАНИИ СОЗДАВАТЬ ВСЕ ЭТИ УСЛОВИЯ? СОМНИТЕЛЬНО. БЫСТРЕЕ, УДОБНЕЕ, ПРОЩЕ И ДЕШЕВЛЕ АРЕНДОВАТЬ БОКС, ГДЕ ОБО ВСЕМ ЭТОМ ПОЗАБОТИМСЯ МЫ.

№ 5. Экономия времени поиска документов

Большой архив – большая головная боль по поводу систематизации материалов. Сняв недорогой бокс со стеллажами, можно, наконец, расставить все по своим местам, промаркировать и легко ориентироваться в документах. Так, по запросу ряда ведомств компания обязана дать ответ в срок от 3 до 7 дней. Найти документы, чтобы отчитаться по ним, не составит труда и займет пару минут.

Доступ к арендуемой камере круглосуточный, предварительных звонков охране не нужно. Вы решите вопрос так скоро, как это потребуется. К тому же допуск к важной документации будут иметь только те сотрудники, которым вы доверяете, тогда как в офисе при желании их может просмотреть каждый.

Какой же вывод напрашивается из сказанного? Только на первый взгляд кажется, что арендовать бокс под хранение архивов – это затраты. Часто это, напротив, способ их избежать, и вы в этом только что убедились. Сделать расчет экономии для вашего предприятия помогут наши консультанты. Звоните прямо сейчас, и уже завтра вы сможете сократить свои расходы.

Остались вопросы?

Как устроены склады индивидуального хранения Кладовкин?
Каждый склад сети Кладовкин – это отапливаемое и сухое помещение, оборудованное боксами различных размеров, которые вы можете арендовать для хранения вещей на любой срок от 1 месяца.
Какие условия хранения поддерживаются в складах Кладовкин?
Во всех филиалах Кладовкин регулярно проводится уборка помещений, а также поддерживается постоянная температура и уровень влажности.
Что такое антресольный бокс?
Боксы антресольного типа представляют собой ячейки, расположенные выше уровня пола, как правило, на высоте около 2 метров. Доступ к таким боксам осуществляется с помощью передвижных лестниц-платформ, которые доступны всем арендаторам.
В какое время можно попасть на склад и воспользоваться арендованным боксом?
Мы стремимся сделать процесс использования боксов максимально комфортным, поэтому все филиалы Кладовкин, кроме склада Румянцево, работают круглосуточно и без выходных. Пользуйтесь боксом в любое время как своей личной кладовкой, привозите и забирайте вещи тогда, когда вам удобно.
Могу ли я посмотреть бокс перед заключением договора аренды?
Вы можете приехать и посмотреть лично, как всё устроено на складах Кладовкин и в каждом конкретном боксе. Для этого вам нужно оформить гостевой визит, заполнив форму на странице интересующего вас бокса. После заполнения контактных данных вам на телефон придет СМС с одноразовым кодом доступа в складской комплекс, которым вы сможете воспользоваться в течение 7 дней после получения.
Какой минимальный и максимальный срок аренды бокса?
Вы можете арендовать бокс на любой срок от 1 месяца.
Договор аренды заключается на срок до 11 месяцев с последующим автоматическим продлением до того момента, пока вы не захотите его расторгнуть.
Нужно заключать договор аренды заранее или же можно сделать это в день привоза вещей?
Заключать договор предварительно совсем не обязательно. Вы можете оформить договор онлайн в любое время суток или по приезде на склад с администратором непосредственно в день начала пользования складским помещением.
Срочно нужно увеличить площадь. Как быть?
Если по каким-либо причинам вам нужен бокс большего или меньшего размера, на другом складе или по другой цене, вы всегда можете обратиться с вопросом в Круглосуточную службу заботы о клиентах Кладовкин. Наши специалисты помогут подобрать подходящий бокс и переоформят договор аренды.

Ищете где хранить веши?

Оставьте заявку и наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время
Нажимая «Отправить запрос», вы подтверждаете свое согласие на обработку и хранение ваших персональных данных в соответствии с политикой обработки персональных данных