+7 495 181-55-45
Круглосуточная служба заботы
Пять причин снять склад для хранения архивов

Пять причин снять склад для хранения архивов

Пять причин снять склад для хранения архивов

Если уж быть честными, то причина всего одна – экономия. Но она может касаться различных аспектов, и их не менее пяти. Давайте разберемся, в каких случаях Кладовкин поможет сберечь бюджет предприятия.

№1. Экономия на площади арендуемого офиса

Вы можете отказаться от освободившегося пространства, которое раньше занимали бумаги, снять менее дорогой офис и каждый месяц платить меньше. Согласитесь, цена аренды квадратного метра бокса НАМНОГО ниже стоимости 1 м2 в офисном центре.

№2. Экономия на рациональном использовании места

Другой вариант – не переезжать, а рационально использовать то пространство, что раньше занимали шкафы с архивом. Свободная площадь может и должна приносить прибыль. Одни размещают здесь зону приема клиентов, другие - дополнительные рабочие места для менеджеров прямых продаж. Вариантов масса, нужно лишь подойти к вопросу креативно.

№3. Экономия на судебных исках

Закон N125-ФЗ предписывает хранить определенную документацию. Кроме него, еще три перечня регламентируют список бумаг, подлежащих обязательной архивации. Срок, в течение которого организация должна держать их у себя, составляет от 1 года (минимум) до 75 лет (максимум). Причем не стоит думать, что последнее – это большая редкость.

ЕСЛИ, НАПРИМЕР, СВЕДЕНИЯ О СТАЖЕ СОТРУДНИКА НА ПРОИЗВОДСТВЕ С ОСОБЫМИ УСЛОВИЯМИ АКТУАЛЬНЫ ЛИШЬ ДЛЯ НЕКОТОРЫХ КОМПАНИЙ, ТО ЛИЧНЫЕ ДЕЛА В ТЕЧЕНИЕ ЭТОГО ПЕРИОДА ОБЯЗАНЫ ХРАНИТЬ ВСЕ.

№4. Экономия на штрафах из контролирующих ведомств

Тут есть как минимум два аспекта.

Во-первых, в любой момент может случиться налоговая, аудиторская или иная проверка. Инспектор вправе запросить информацию об уплате налогов, проверить фискальные чеки, отчисления в страховые фонды и др. Соответственно, если вы не хотите штрафов, все это должно быть в сохранности. Камера хранения поможет в этом.

Во-вторых, по правилам пожарной безопасности любая комната, где размещен архив, имеет высокую степень пожароопасности. А значит, во время плановой или неплановой проверки пожарников к ней будут предъявлены ужесточенные требования. Нужны двери, имеющие определенный класс пожаростойкости и подтверждающий сертификат к ним, автоматы для отключения электропитания должны быть вынесены из помещения и размещены на стене из негорючих материалов. И это только начало.

БУДЕТ ЛИ ЭКОНОМИЧЕСКИ ВЫГОДНО ДЛЯ ВАШЕЙ КОМПАНИИ СОЗДАВАТЬ ВСЕ ЭТИ УСЛОВИЯ? СОМНИТЕЛЬНО. БЫСТРЕЕ, УДОБНЕЕ, ПРОЩЕ И ДЕШЕВЛЕ АРЕНДОВАТЬ БОКС, ГДЕ ОБО ВСЕМ ЭТОМ ПОЗАБОТИМСЯ МЫ.

№ 5. Экономия времени поиска документов

Большой архив – большая головная боль по поводу систематизации материалов. Сняв недорогой бокс со стеллажами, можно, наконец, расставить все по своим местам, промаркировать и легко ориентироваться в документах. Так, по запросу ряда ведомств компания обязана дать ответ в срок от 3 до 7 дней. Найти документы, чтобы отчитаться по ним, не составит труда и займет пару минут.

Доступ к арендуемой камере круглосуточный, предварительных звонков охране не нужно. Вы решите вопрос так скоро, как это потребуется. К тому же допуск к важной документации будут иметь только те сотрудники, которым вы доверяете, тогда как в офисе при желании их может просмотреть каждый.

Какой же вывод напрашивается из сказанного? Только на первый взгляд кажется, что арендовать бокс под хранение архивов – это затраты. Часто это, напротив, способ их избежать, и вы в этом только что убедились. Сделать расчет экономии для вашего предприятия помогут наши консультанты. Звоните прямо сейчас, и уже завтра вы сможете сократить свои расходы.

Остались вопросы?

Как устроены склады индивидуального хранения Кладовкин?
Каждый склад сети Кладовкин – это отапливаемое и сухое помещение, оборудованное боксами различных размеров, которые вы можете арендовать для хранения вещей на любой срок от 1 месяца.
Какие условия хранения поддерживаются в складах Кладовкин?
Во всех филиалах Кладовкин регулярно проводится уборка помещений, а также поддерживается постоянная температура и уровень влажности.
Что такое антресольный бокс?
Боксы антресольного типа представляют собой ячейки, расположенные выше уровня пола, как правило, на высоте около 2 метров. Доступ к таким боксам осуществляется с помощью передвижных лестниц-платформ, которые доступны всем арендаторам.
В какое время можно попасть на склад и воспользоваться арендованным боксом?
Мы стремимся сделать процесс использования боксов максимально комфортным, поэтому все филиалы Кладовкин, кроме склада Румянцево, работают круглосуточно и без выходных. Пользуйтесь боксом в любое время как своей личной кладовкой, привозите и забирайте вещи тогда, когда вам удобно.
Могу ли я посмотреть бокс перед заключением договора аренды?
Вы можете приехать и посмотреть лично, как всё устроено на складах Кладовкин и в каждом конкретном боксе. Для этого вам нужно оформить гостевой визит, заполнив форму на странице интересующего вас бокса. После заполнения контактных данных вам на телефон придет СМС с одноразовым кодом доступа в складской комплекс, которым вы сможете воспользоваться в течение 7 дней после получения.
Какой минимальный и максимальный срок аренды бокса?
Вы можете арендовать бокс на любой срок от 1 месяца.
Договор аренды заключается на срок до 11 месяцев с последующим автоматическим продлением до того момента, пока вы не захотите его расторгнуть.
Нужно заключать договор аренды заранее или же можно сделать это в день привоза вещей?
Заключать договор предварительно совсем не обязательно. Вы можете оформить договор онлайн в любое время суток или по приезде на склад с администратором непосредственно в день начала пользования складским помещением.
Срочно нужно увеличить площадь. Как быть?
Если по каким-либо причинам вам нужен бокс большего или меньшего размера, на другом складе или по другой цене, вы всегда можете обратиться с вопросом в Круглосуточную службу заботы о клиентах Кладовкин. Наши специалисты помогут подобрать подходящий бокс и переоформят договор аренды.

Ищете где хранить веши?

Оставьте заявку и наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время
Нажимая «Отправить запрос», вы подтверждаете свое согласие на обработку и хранение ваших персональных данных в соответствии с политикой обработки персональных данных