Как и где хранить важные документы

Человек начинает обрастать документацией сразу после рождения: свидетельства, справки, выписки, медкнижки, полисы и прочее настолько важны, что иногда нам проще потерять деньги, чем одну из таких бумажек. Уж слишком долго восстанавливать некоторые из них. Вот почему важно уже с юного возраста научиться тому, как хранить документы в порядке. В первую очередь наша статья будет полезна тем, кто хотя бы раз в жизни потратил кучу времени, пытаясь отыскать нужную справку или квитанцию.

Как правильно хранить документы

Прежде чем решать, где можно хранить документы, стоит их рассортировать по степени важности.

• Отдельно сложите самые ценные бумаги, к их числу, например, относится паспорт или свидетельство на собственность. За ними нужен самый бдительный контроль. Потеря или утрата любого из таких документов в 90 из 100 случаев обернётся длительным процессом восстановления. Придется потратить немало времени на посещение нужных инстанций, оплатить государственную пошлину, а иногда и штраф.

• Важные бумаги, которые используются редко, нужно хранить в одном конкретном месте. Из вариантов, как лучше хранить документы, рассмотрите сумку или удобный портфель. Такая компоновка поможет их спасти в случае внезапного пожара или другого форс-мажора.

• Для удобства поиска всегда проверяйте актуальность бумаг. Срок годности отдельных экземпляров может варьироваться от 1-2 месяцев до бесконечности. Не реже 2-3 раз в год перебирайте документы, убирайте лишние, добавляйте новые, более свежие. Это отнимает время, но не существует эффективной системы, обучающей, как правильно хранить документы, без такой систематизации по срокам. Можно сгруппировать бумаги по разным папкам или внести бумаги с истекающим действием в верхние файлы общего кейса, чтобы в будущем сразу увидеть их, раскрыв общую кипу бумаг.

• Документы, касающиеся личной жизни человека, такие как паспорт, свидетельство о браке, о рождении ребенка, полис, страховка, ИНН, СНИЛС, мы применяем в повседневности очень часто. Поэтому выбирая, где хранить документы, положите их на самом виду, в непосредственной доступности.

• Еще одна группа бумаг – документы об образовании, нотариальная документация, имеющая длительный срок годности. Некоторые нужны нам до момента выхода на пенсию. Тот же диплом крайне сложно восстановить, если вуз уже расформирован. Решайте сами, исходя из степени оснащенности вашей квартиры, где хранить такие важные документы. В идеале это должен быть сейф.

• Что касается чеков на крупные и дорогостоящие покупки, их сохранность имеет значение чаще всего в первый год, пока действует гарантия. Лучше завести отдельный файлик и складывать туда все подтверждения финансовых операций. Если возникнет необходимость, этот файл вы довольно быстро разберете.

Где можно хранить документы

Завершив сортировку бумаг и набрав пару коробок макулатуры, можно похвалить себя, и, наконец, перейти к решению вопроса, где лучше хранить документы.

Самым простым вариантом может показаться расстановка на открытых полках. Папки не занимают много места, все поддается систематизации. Однако очевидны и минусы.

Открытый способ хранения опасен, документы легко могут увидеть гости дома, а случайным людям ничто не помешает их украсть. Кроме того, под воздействием ультрафиолета белое становится желтым, а краска выгорает и не читается.

Альтернативой может стать закрытый шкаф или, как мы уже упомянули, сейф – это тот вариант, где хранить документы дома надежнее всего.

Иногда ценную документацию кладут в постельное белье или коробки с обувью, пытаясь спрятать. Однако воры всегда признаются, что таким способом утаить от них что-то почти невозможно.

Как правильно хранить документы дома

Существует немало советов, рассказывающих, как хранить документы дома, и при этом не превратить квартиру в архив.

• Выбрасывайте сразу же все инструкции к бытовой технике – оставляйте только гарантийные талоны. Руководство по эксплуатации на любой прибор есть в интернете.

• Храните документацию вертикально, а не горизонтально. Так легче вытащить нужный экземпляр, не разрушив всю стопку.

• При заказе мебели подумайте о ящике для документов в шкафах, столах. Идеальный размер – под формат А4.

• Если у вас есть место для еще одного элемента интерьера, рассмотрите возможность покупки секретера. В нем проще всего организовать эффективное хранение.

• Пользуйтесь зип-папками с кармашками на молниях, чтобы ничего не выпадало. Сразу же подписывайте, что лежит в каждой.

• Все, что используется часто, должно лежать сверху. То, что редко – кладут под низ.

Но даже если вы давно освоили искусство систематизации и прекрасно знаете, как хранить документы дома в порядке, проблема в том, что квартира сама по себе не самое лучше место, где стоит оставить ценные бумаги. Если вы часто уезжаете в отпуск или командировку, стоит рассмотреть альтернативу. Ею может стать сервис боксов индивидуального хранения kladovkin.ru.