Хранение документов в организации: виды и особенности
Закон предписывает каждому предприятию раз в год проводить экспертизу документации собственными силами. Для этого специально формируется экспертная комиссия (чаще всего в нее входят представители кадровой службы, бухгалтерии и начальники всех отделов). Они проводят полистный анализ бумаг и на основании законов сортируют документы: одни подвергают уничтожению, другие отправляют в государственный архив субъекта РФ, третьи оставляют у себя. К сожалению, в современном мире эта последняя категория оказывается весьма многочисленной. А потому встает вопрос: где хранить такой объем бумаг? Будем искать ответ на него.
Сроки хранения документов
Они определяются не только потребностью предприятия в сохранении данной документации, но и требованиями законодательства. В частности ориентироваться следует на:
-
Налоговый Кодекс.
-
№ 402-ФЗ.
-
№ 125-ФЗ.
-
Приказ Минкультуры №№ 558 и 1182.
-
Постановление ФКЦБ России №03-33/пс.
Отсчет срока хранения документа начинается с даты окончания его действия. Если квартальная бухгалтерская отчетность сдана за 2018 год, то пятилетняя давность документа исчисляется с 1 января 2019 года.
Для каждого типа документации установлены свои временные рамки. Приведем несколько примеров.
| Срок хранения | Виды документов |
| 1 год | Графики отпусков |
| Журналы учета рабочего времени | |
| Анкеты соискателей, не принятых на работу | |
| 3 года | Выговоры, благодарности и другие записи о трудовой дисциплине |
| Выговоры, благодарности и другие записи о трудовой дисциплине | |
| 5 лет | Акты выполненных работ |
| Договоры | |
| Ведомости, подтверждающие выплату заработной платы, премий и др. | |
| Квартальные налоговые отчеты | |
| Постоянно | Годовые отчеты в ФСС и годовая бухгалтерская отчетность |
| Годовые расходные сметы | |
| Карточки учета ценных бумаг |
Безусловно, есть документы, которые закон требует сохранять 4, 6, 50, 75 лет и т. д. Полный список лежит даже не в одной, а в нескольких отраслях: бухгалтерия, кадровое делопроизводство, противопожарная безопасность и прочие.
Основные виды хранения
Если речь идет о сохранности бумаг внутри компании, то различают активное хранение, когда документы находятся в непосредственном доступе специалистов, которым могут понадобиться. Обычно они актуальны в течение 1 года.
А также пассивное – когда они убираются в зону, где не мешают ежедневному документообороту, но куда есть беспрепятственный доступ.
Третий вид хранения – архивное, когда дела сдаются в архив предприятия на 5, 10, 50 и 75 лет. Идеальным вариантом для этого и предыдущего типа выступает индивидуальный бокс в Кладовкине.
При ликвидации фирмы весь документооборот передается в Росархив, в его негосударственную часть.
По другой классификации различают также 3 вида хранения бумаг.
-
Временный.
-
Долгосрочный.
-
Постоянный.
К первой категории относят документы, сохраняющиеся до 10 лет, ко второй более десятилетия. Третья вообще не подлежит изъятию. В частности это коллективные договоры и личные дела директоров.
Учитывая объем документооборота у предприятий малого и среднего бизнеса, а также сроки, которые по закону обязана выжидать организация, через несколько лет у нее образуется такой архив, что приходится выделять отдельные комнаты.
Если в собственности компании находится вместительное здание с запасом площади, это некритично. Иная ситуация бывает, когда офисы арендуются, и организация испытывает дефицит места. В этом случае создать архив на складе индивидуального хранения – оптимальное решение, которое поможет сберечь деньги. Найм складских помещений обходится дешевле офисной площади. К тому же здесь можно без проблем разместить любую систему архивного хранения, чтобы нужный документ мог быть найден за считанные минуты.
Это поможет быстро подготовиться к разного рода проверкам: налоговой, аудиторской, трудовой инспекции и др.
Часто задаваемые вопросы
Узнайте подробнее о договоре аренды и услугах индивидуального хранения
Как арендовать кладовку?
Можно посмотреть кладовку перед арендой?
Как понять, какого размера кладовую выбрать?
Какие условия поддерживаются на складах?
Какие меры безопасности установлены?
Что нельзя хранить в кладовке?
На какой срок можно арендовать кладовку?
Какими способами можно оплатить аренду Кладовкин?
Можно ли поменять кладовку, если она не подошла?
Могу ли я дать близким или курьерам доступ к кладовке?