Где и как правильно хранить архивы

Организации и предприятия не могут выбросить документацию, в которой больше нет нужды. Закон четко предписывает сохранять бумаги в течение определенного периода. Это создает необходимость иметь помещение, где хранят архивы, а также накладывает некоторые трудности по организации файлового хранения. Рассмотрим, как можно облегчить себе жизнь в этом плане, и не получить взыскание по статье ст. 13.20 КоАП РФ.

Как правильно хранить архивы

Требования, касающиеся того, как хранить архив, законодатель изложил в приказе Росархива №24 от 02.03.2020. Его основные положения относительно места хранения таковы.

• Кабинеты сотрудников предприятия необходимо располагать отдельно от архивохранилища.

• Должно быть выделено помещение под приемку и обработку новой документации.

• Требуется выделять отдельное место для работы с документами, нечто вроде читального зала. Здесь размещаются проверяющие при необходимости изучить какую-то бумагу или сотрудники компании, составляющие отчеты для запросившего их ведомства.

• Со смежными помещениями архив отделяется несгораемыми стенами.

• Его нельзя располагать рядом с бытовыми или производственными помещениями, лабораториями.

• В нем не должно проходить коммуникационных сетей.

Есть конкретные требования и к самому помещению архивохранилища. Закон предписывает оборудовать его приточной вентиляцией, обеспечить температурный режим и влажность без перепадов, установить противопожарную систему и систему воздушной рециркуляции. Если архив расположен на первом этаже, потребуются оконные решетки.

Расположить бумаги удобнее всего в коробках с крышками, установив их на стеллажи. Допустимо ставить их друг на друга и наклеивать маркировку со стороны видимой части. Между рядами нужен проход в 1 м 20 см, а проход между стеллажей делают от 75 см и больше.

Сколько лет нужно хранить архив

Этот момент регулируется не столько потребностью компании сохранить ту или иную документацию для своих нужд, сколько требованиями законодательства. Многие ведомства имеют право затребовать документы в течение длительного срока, и предприятие обязано их предоставить. Ответ на вопрос, сколько лет хранить архив, частично дает федеральный закон №125 об архивной деятельности в РФ. В нем перечислены группы бумаг, подлежащих хранению в течение срока, превышающего 1 год. Также этот аспект регулируется Постановлением Правительства РФ №246, Налоговым Кодексом и законом о бухучете.

Хранению подлежат банковские, кадровые, хозяйственные, налоговые документы. Сроки для их архивирования закон менял не единожды, тенденция идет к увеличению этого периода. На данный момент:

• налоговые декларации сохраняют 6 лет;

• счета-фактуры – 5;

• банковскую и кассовую первичную бухгалтерию - 5;

• графики отпусков – 3 года;

• годовые отчеты не уничтожают вообще.

Где хранят архивы

Каждая компания по-своему решает этот вопрос в силу доступных ей возможностей. Условия по температуре и влажности, соответствующие предписаниям о том, как хранить архив документов, имеют не все помещения.

Подходят офисы, однако за годы работы бумаг накапливается столько, что они могут занять комнату. На больших предприятиях не одну. В больницах, на заводах, бухгалтерских и аудиторских фирмах заводят целые архивные комплексы. Иногда под это отводят цокольный этаж, если компания располагает собственным зданием. Это не совсем правомерно, и подпадает под нарушение Кодекса об административных правонарушениях. Причина в том, что тут существует опасность залития бумаг при коммунальных авариях, так как здесь в большинстве случаев располагаются инженерные коммуникации. По причине частых и непрогнозируемых протечек крыши не рекомендуется располагать архивы на технических этажах.

Производственные помещения не подходят ввиду обильного скопления пыли и неконтролируемой влажности. А вот годятся ли для этой цели складские комплексы, зависит от их специфики.

Неотапливаемые склады – неподходящий вариант: здесь резкие перепады температуры вызывают образование конденсата. Он выпадает на бумагу и портит ее. Даже если документация будет упакована в коробки, она станет отсыревать, возможно развитие плесени.

Отапливаемые склады – более надежное решение, но выбирая комплекс, важно уточнять: гарантирует ли его администрация стабильную температуру. Этот нюанс часто не обговаривается, и если отопление будет периодически отключаться, собственник архива может узнать об этом постфактум по состоянию бумаг.

Склады общего хранения в паллетах – ограниченно годный вариант. С одной стороны, здесь гарантируют надежность, сохранность, отсутствие грызунов и солнечного света. С другой, архив лежит в паллете: она проницаема для запахов, на нее влияет влажность, да и забрать понадобившийся документ в любое время нельзя – такое размещение обычно бывает «до востребования», то есть до момента окончания сроков хранения.

И, наконец, оптимальный вариант, который по стоимости аренды является самым выгодным – это размещение в индивидуальных боксах kladovkin.ru. Стоимость получается в разы ниже офисных или производственных помещений, в то же время условия соответствуют всем требованиям закона, предписывающим, как правильно хранить архивы.